MAKALAH FUNGSI PENGAWASAN

BAB I

PENDAHULUAN

1.1         Latar Belakang

Fungsi pengawasan merupakan fungsi yang terakhir dari proses manajemen. Fungsi ini mempunyai kaitan erat dengan keempat fungsi manajemen lainnya. Melalui fungsi pengawasan, srandar keberhasilan program yang dituangkan dalam bentuk target, prosedur kerja dan sebagainya harus selalu dibandingkan dengan hasil yang telah dicapai atau yang mampu dikerjakan oleh staf. Fungsi pengawasn bertujuan agar penggunaan sumber daya, dapat lebuh diefisiensikan, dan tugas-tugas staf untuk mencapai tujuan program dapat kebih diefektifkan.

1.2         Rumusan Masalah

1. Jelaskan pengertian fungsi pengawasan?

2. Sebutkan manfaat, proses, objek, dan jenis-jenis pengawasan?

3. Jelaskan prinsip pokok dari fungsi pengawasan?

1.3         Tujuan

Setelah anda membaca makalah ini,

1.      Pengawasan dan pengendalian sebagai salah satu fungsi manajemen.

2.      Pengertian tentang proses suatu pengawasan.

3.      Hubungan fungsi pengawasan dan fungsi manajemen lainnya.

4.      Cara mendapatkan data untuk fungsi pengawasan.

5.      Faktor-faktor penting yang memengaruhi fungsi pengawasan.

  

BAB II

PEMBAHASAN

2.1       Pengertian Manajemen dan Manajer

Istilah manajemen mengandung tiga pengertian, yaitu pertama, manajemen sebagai suatu proses; kedua, manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen; dan ketiga, manajemen sebagai suatu “seni” (art) dan sebagai suatu “ilmu.”.

Bila kita perhatikan ketiga definisi di atas, maka akan segera tampak bahwa ada tiga pokok penting dalam definisi-definisi tersebut, yaitu pertama adanya tujuan yang ingin dicapai; kedua tujuan dicapai dengan mempergunakan kegiatan orang lain; ketiga, kegiatan-kegiatan orang lain itu harus dibimbing dan diawasi.

Manajer adalah pejabat yang bertanggungjawab atas terselenggaranya aktivitas-aktivitas manajemen agar tujuan unit yang dipimpinnya tercapai dengan menggunakan bantuan orang lain.

Pada umumnya, kegiatan-kegiatan dan aktivitas-aktivitas manajer itu adalah planning, organizing, staffing, dan controlling. Ini sering pula disebut dengan istilah proses manajemen, fungsi-fungsi manajemen, bahkan ada yang menyebutnya unsur-unsur manajemen.

Menurut pengertian yang ketiga, merupakan pengertian yang klasik menyebutkan bahwa manajemen adalah ilmu atau seni tentang bagaimana menggunakan sumber daya secara efisien, efektif, dan rasional untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Untuk mencapai tujuan para manajer menggunakan apa yang dikenal sebagai 6 M. Dengan kata lain sarana atau tools atau alat manajemen untuk mencapai tujuan adalah men, money, materials, machines, methods, dan markets. Semuanya disebut sumber daya. Sarana penting atau sarana utama dari setiap manajer untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu adalah manusia.

Berbagai macam aktivitas yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan dan aktifitas itu dapat kita tinjau dari sudut proses seperti planning, organizing, actuating, controlling dan evaluation. Disini yang akan dikupas adalah segala sesuatu yang berkaitan dengan controlling atau dengan istilah lain yaitu: pengawasan dan pengendalian (wasdal).

2.2       Fungsi controlling (pengawasan dan pengendalian)

Controlling atau pengawasan dan pengendalian (wasdal) adalah proses untuk mengamati secara terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi jika terjadi.

Controlling atau pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari personal yang sudah memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaannya perlu dilakukan pengawasan agar supaya berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan. Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi manajemen yang lain, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai: “the process by which manager determine wether actual operation are consistent with plans”.

Sementara itu, Robert J. Mocker sebagaimana disampaikan oleh T. Hani Handoko (1995) mengemukakan definisi pengawasan yang di dalamnya memuat unsur esensial proses pengawasan, bahwa: “pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan – tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.”

Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk mengatasinya.

Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko bahwa proses pengawasan memiliki     lima tahapan, yaitu:

(a) Penetapan standar pelaksanaan

(b) Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

(c) Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata

(d) Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-   penyimpangan

(e)  Pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.

2.3       Manfaat Pengawasan

Bila fungsi wasdal dilaksanakan dengan tepat, organisasi akan memperoleh manfaat berupa:

·   Dapat mengetahui sejauh mana program sudah dilaukan oleh staf, pakah sesuai dengan standar atau rencana kerja, apakah sumberdaya telah digunakan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Fungsi wasdal akan meningkatkan efisiensi kegiatan program.

·   Dapat mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staf dalam melaksanakan tugas-tugasnya.

·   Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya mencukupi kebutuhan dan telah dimanfaatkan secara efisien.

·   Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan

·   Dapat mengetahui staf yang perlu diberikan penghargaan, dipromosikan atau diberikan pelatihan lanjutan.

2.4       Proses pengawasan

Terdapat tiga langkah penting dalam proses pengawasan manajerial yaitu:

·         Mengukur hasil/prestasi yang telah dicapaioleh staf atau organisasi

·         Membandingkan hasil yang telah dicapai dengan tolok ukur.

·         Memperbaiki penyimpangan-penyimpangan yang terjadi sesuai dengan faktor-faktor penyebabnya, dan menggunakan, dan menggunakan faktor tersebut untuk menetapkan langkah-langkah intervensi.

2.5       Obyek Pengawasan

Dalam melaksanakan fungsi pengawasan manajerial, ada lima jenis obyek yang perlu dijadikan sasaran pengawasan.

·         Obyek yang menyangkut kuantitas dan kualitas barang atau jasa. Pengawasan ini bersifat fisik.

·         Keuangan

·         Pelaksanaan program dilapangan

·         Obyek yang bersifat strategis

·         Pelaksanaan kerja sama dengan sektor lain yang terkait.

2.6       Jenis-jenis Pengawasan

Adapun jenis-jenis dari pengawasan yaitu:

·         Pengawasan fungsional (struktural). Fungsi pengawasan ini melekat pada seseorang yang menjabat sebagai pimpinan lembaga.

·         Pengawasan publik. Pengawasan ini dilakukan oleh masyarakat.

·         Pengawasan non fungsional. Pengawasan ini biasanya dilakukan oleh badan-badan yag diberikan wewenang untuk melakukan pengawasan seperti DPR, BPK, KPK, dan lain-lain.

2.7       Prinsip Pokok

Fungsi pengawasan adalah aktivitas yang mengusahakan agar pekerjaan-pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan atau hasil yang dikehendaki. Untuk dapat menjalankan pengawasan, perlu diperhatikan 2 prinsip pokok, yaitu:

·         Adanya Rencana

·         Adanya instruksi-instruksi dan pemberian wewenang kepada bawahan.

Dalam fungsi pengawasan tidak kalah pentingnya adalah sosialisasi tentang perlunya disiplin, mematuhi segala peraturan demi keselamatan kerja bersama. Sosialisasi perlu dilakukan terus menerus, karena usaha pencegahan adalah penting untuk mendapat perhatian.

Pengawasan dan pengendalian (controlling) sebagai fungsi manajemen bila diikerjakan dengan baik, akan menjamin bahwa semua tujuan dari setiap orang atau kelompok konsisten dengan tujuan jangka pendek maupun jangka panjang. Hal  ini membantu menyakinkan bahwa tujuan dan hasil tetap konsisten satu sama lain dengan dalam organisasi. Proses pengendalian mulai dengan perencanaan dan pembangunan tujuan penampilan kerja. Tujuan penampilan didefinisikan dan standar-standar untuk mengukurnya disusun. Ada 2 tipe standar:

¨  Standar out-put (keluaran): mengukur hasil-hasil tampilan dalam istilah kuantitas, kualitas, biaya atau waktu.

¨ Standar in-put (masukan):  mengukur usaha-usaha kerja yang masuk ke dalam tugas penampilan.

Kompensasi dan keuntungan dari sistem pengawasan yang baik adalah:

¨  Akan menarik orang berbakat dan mempertahankannya di dalam organisasi.

¨  Memotivasi orang untuk menggunakan usaha maksimum dalam pekerjaannya.

¨  Menyadarkan nilai dari kontribusi penampilannya.

BAB III

KESIMPULAN DAN SARAN

3.1         Kesimpulan

Berdasarkan dari pembahasan makalah kami, dapat disimpulkan bahwa controlling atau pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari personal yang sudah memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaannya perlu dilakukan pengawasan agar supaya berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan. Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi manajemen yang lain, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dan pelaksanaan pengawasan dalam manajemen dibutuhkan manajer.

3.2         Saran

 Untuk itu kami mengharapkan masukan kepada pembaca demi perbaikan penyusunan selanjutnya. Dan semoga dengan makalah ini dapat dimanfaatkan sebagaimana mestinya untuk membantu kelancaran perkuliahan.